Es un Sistema Administrativo Integrado orientado a la gestión, seguimiento, control y mejoramiento de los procesos administrativos, diseñados para la Administración Pública. Este Sistema está basado en la aplicación práctica del principio del esquema Federativo, donde cada función (Módulos del Sistema) se rige por reglas específicas que moldean su actividad y se relaciona con las demás funciones bajo un esquema que tiene como resultado:

Seguimiento estricto a las normas y procedimientos generales de la Administración Pública.

  • Funcionamiento apegado a las normas y procedimientos particulares de la Organización

  • Seguridad al momento de presentación de los resultados

  • Control de la gestión administrativa

  • Eficiencia en el uso de los recursos

Integración

Cada módulo (departamento) realiza sus funciones específicas y cuentan con un canal efectivo de comunicación, que le permite compartir la información

Especialización funcional

Los módulos que integran el sistema son altamente especializados en sus funciones y cada uno toma la información común existente sobre la transacción procesada por los otros que participaron en el proceso.

Control de flujo de documentos

Todas las transacciones en el sistema se realiza en base a “documentos administrativos”, que viajan entre los distintos módulos, de acuerdo con los procedimientos del organismo.

Cada transacción corresponde a un tipo de documento en particular, el cual implica una secuencia particular de operaciones, o ruta, entre los distintos módulos del sistema.

Características
del Sistema

Certificación de Datos

Toda información relacionada con cada transacción está disponible en todo momento para los módulos que la necesitan

Mejoramiento contínuo

Facilita el proceso de aprendizaje mientras disminuye al mínimo la posibilidad de realizar registros errados que afecten la situación administrativa de la Organización y que causen complicaciones al momento de emitir resultados a las altas autoridades

Configuración por el usuario

Este aspecto permite que los usuarios funcionales asuman en forma efectiva la operación del sistema, reduciendo la dependencia de la unidad de sistemas y las trabas a los procesos tradicionalmente derivadas de esa dependencia.

Módulos
del Sistema

Encargado de realizar la formulación del presupuesto de gastos del organismo y controlar su ejecución, llevando el control a los niveles de proyectos o acciones internas y centros de costos internos del Organismo.

Es responsable de los registros contables de las transacciones, con base a los documentos manejados por el Mensajero. Facilita las labores de ubicación, consulta, reverso y anulación de los soportes contabilizados, permitiendo conocer instante fecha, hora y usuario que realizó cualquier transacción relacionada con el Documento.

Emite los documentos de pago correspondientes a solicitudes procesadas por otros módulos y registra todos los movimientos de la(s) cuentas bancarias del Organismo. Los procesos de conciliación son completamente configurables y automáticos.

Es el encargado de centralizar el manejo de las obligaciones a nivel de tributos establecidos en ley, en cuanto a, configuración de las diversas retenciones a aplicar, por alícuota, sustraendo y monto base, emisión de comprobantes y archivo de declaración del Impuesto al Valor Agregado.

Maneja integralmente las funciones de formulación y control de la ejecución del presupuesto de ingresos, según las especificaciones de ONAPRE

Maneja todo lo relacionado con la emisión y control de Órdenes de Pago de uso interno en el Organismo, como parte del proceso de tramitación de pagos, como parte del proceso de tramitación de pagos tanto por cheques o como soporte del registro de Órdenes de Pago en SIGECOF

Facilita el control detallado de los desembolsos realizados a través de cajas chicas y/o fondos en avance, o cualquier otra figura en la que se delegue autorización para realizar gastos en forma autónoma con rendición de cuenta posterior.

Maneja, los fondos que pertenecen a terceros y que se encuentran en custodia en el Organismo como por ejemplo, retenciones de contratos, cheques caducos y otros similares, estableciendo la integración con el resto de los Módulos administrativos

Lleva el control administrativo de los contratos manejados por el Organismo, tanto de Obras como por diversos tipos de Servicio.

Identifica y define los diferentes gastos y beneficios que pueden ser cubiertos por la Institución para la realización de un viaje por parte de los solicitantes.  Para realizar esto, el módulo mantiene los registros de los diferentes gastos y configuraciones para generar solicitudes de viáticos personalizadas.

Controla la gestión e información de todo el capital humano del organismo de una  forma eficiente. Con él podrá calcular prestaciones, vacaciones, utilidades e intereses de sus trabajadores. También, permite controlar las entradas y salidas de sus empleados, horas extras, bonificaciones, préstamos, tickets de alimentación, entre otros. Genera además diversos tipos de reportes, así como los txt para el banco y los de declaración para diferentes entes gubernamentales.

Realiza oportunamente la facturación y elaboración de cuentas de cobro, llevando un control de los ingresos y de la gestión efectiva para la recuperación de cartera de una Institución. Esto se inicia con la recepción de solicitud de facturación o cuenta de cobro y finaliza con el recaudo de la misma.

Es el coordinador e integrador del resto de los módulos del Sistema. En él se definen las reglas básicas del negocio, en términos de los tipos de documentos y sus rutas de procesamiento entre módulos.

Centralizador de las Solicitudes de Suministro que realizan los usuarios de las Unidades Funcionales del Organismo. Es la interfaz única para que los usuarios, puedan realizar solicitudes de Materiales, Bienes y/o Servicios.

Contiene los procesos necesarios para el registro, seguimiento y control de todas aquellas transacciones que afectan el estado del Inventario. Facilita el control físico y administrativo de los Bienes registrados al mantener informado sobre la ubicación física y la adscripción administrativa de cada bien activo en el Módulo.

Facilita y automatiza las tareas de control administrativo o control previo que las unidades de Contraloría o Auditoría realizan sobre ciertos tipos de documentos que se procesan administrativamente.

Es el centralizador de las especificaciones técnicas de cada uno de los ítems (materias, suministro o Bienes) que se manejan en las labores de Logística en el Organismo. Con esto se logra que la identificación y especificación se mantenga uniforme y estándar.

Apoya las operaciones para el registro, control y seguimiento de las Solicitudes de Compras y de Servicios Externos que realizan las Unidades Funcionales del Organismo

Contiene los procesos necesarios para el registro, seguimiento y control de todas aquellas transacciones que afectan el estado del Inventario de Materiales y Suministro.

Maneja todos los aspectos relacionados con la ubicación de documentos físicos, los cuales pueden o no estar relacionados con los documentos administrativos manejados por el Módulo del Mensajero (Control de Documentos).

Lleva el control administrativo de los contratos manejados por el Organismo, tanto de Obras como por diversos tipos de Servicio.

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